Henkilökohtaista apua haettaessa keskeistä on avun tarpeen itsearviointi. Tällöin kannattaa huomioida vammasta aiheutuva haitta ja avun tarve kokonaisuudessaan. Arvio on syytä tehdä hakijan huonoimman päivän mukaan, jolloin avun tarve on runsasta, sillä toimintakyky voi vaihdella. Toimintakyky on myös sidoksissa esimerkiksi paikkaan tai tilanteeseen. Arviossa kannattaa tuoda esille vaihtelut ja harvemmin tapahtuvat asiat, sillä toistuva tarve voi olla muutakin kuin joka päivä tapahtuvaa. Avun tarve voi myös vaihdella eri vuodenaikoina. Avun tarpeen arvioinnissa kannattaa huomioida myös ne asiat, joita ei ole voinut tehdä avun puuttumisen vuoksi, ja joita olisi halunnut tehdä.
Itsearviointi kannattaa tehdä huolella ja huomioiden kaikki apu, jota on saanut tai jota olisi tarvinnut kohtuullisesti selviytyäkseen. Jotta henkilön voidaan sanoa selviytyvän itsenäisesti jostain toiminnosta, tulee siitä pystyä suoriutumaan ilman kohtuutonta vaikeutta tai ajanhukkaa.
Arvioinnissa kannattaa myös huomioida kellonaika ja viikonpäivä, eli mihin aikaan apu tyypillisesti kohdistuu. Avun sisältö ja ajoittuminen on syytä kirjata mahdollisimman tarkasti, jotta esimerkiksi ilta- ja viikonloppuavun tarve osoitetaan myös sosiaalityöntekijälle.
Avun tarpeen itsearvioinnissa kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavat:
o päivittäiset toiminnot, joihin tarvitsee apua
● perustarpeet (esim. pukeutuminen, syöminen ja hygieniasta huolehtiminen)
● terveydenhoito ja ulkonäön hoito
● työ ja opiskelu
● päivittäisasiointi ja tiedon hallinta (esim. kaupassa käynti, talousasioiden hoito, postien lukeminen, sähköpostit)
● perheen, lemmikkien ja kodin hoito
o toistuvat epäsäännöllisemmät toiminnot, joihin tarvitsee apua
● lomailu kotimaassa ja ulkomailla (avun tarve saattaa matkalla kasvaa/vähentyä)
● kausiluontoiset tehtävät (esim. auton skrapaus, lumityöt, nurmikonleikkuu)
● harvemmin tapahtuvat asioinnit (esim. kampaaja, erikoisliikkeet ja virastot)
● harvemmin tapahtuva kodin huolto (esim. nurmikon leikkuu, ikkunoiden pesu)
o harrastaminen
● säännölliset harrastukset
● kausiluontoiset harrastukset (esim. eri vuodenaikoina)
o yhteiskunnallinen osallistuminen
● järjestö- ja kansalaistoiminta
● osallistuminen politiikkaan ja yhteiskunnallisiin asioihin
● kulttuuri- ja urheilutapahtumat sekä muut tilaisuudet
o sosiaalisten suhteiden ylläpito
● kyläily, perheen ja ystävien tapaaminen
● perhejuhlat ja harvemmin tapahtuvat sosiaaliset tilaisuudet
Arvioinnissa kannattaa myös huomioida kellonaika ja viikonpäivä, eli mihin aikaan apu tyypillisesti kohdistuu. Laki ei rajaa henkilökohtaisen avun toteuttamista kellonajan tai viikonpäivän mukaan. Avun sisältö ja ajoittuminen eri vuorokaudenaikoina on kuitenkin syytä kirjata mahdollisimman tarkasti, jotta esimerkiksi ilta- ja viikonloppuavun tarve osoitetaan myös sosiaalityöntekijälle. Tässä on apuna avun tarpeen kartoitusmenetelmät (ks. myöhemmin alla).
Hakemuksessa on lisäksi hyvä mainita se, miten haluaa henkilökohtaista apua toteutettavan, sillä hakijan mielipide on huomioitava palveluprosessissa. Toteutustavan soveltuvuuden arviointia tehdään myös sosiaalityöntekijän kanssa. Sosiaalityöntekijän tulee kertoa henkilökohtaisen avun eri järjestämistavoista ja käydä keskustelua niiden sopivuudesta asiakkaalle. (Ks. kohta käyttäjänä eri järjestämistavoissa)
Jos hakija ei pysty itse kirjaamaan koko tilannettaan, tarpeitaan ja toiveitaan, hän voi myös käyttää apuna valokuvia, kuvasymboleita ja piirroksia, kirjoituksia ja Henkilökohtaisen avun korttia esimerkiksi läheisensä tai lähihenkilönsä avustuksella. Eri välineet voivat olla mukana palvelusuunnitelmapalaverissa. Niiden avulla hakija voi myös esittää oman mielipiteensä henkilökohtaisen avun tarpeesta.