Kilpailutuksesta on tullut hankintalain seurauksena arkipäivää ja myös ostopalveluna toteutettava henkilökohtainen apu on joutunut kilpailutettavaksi. Hankintalaki ei kuitenkaan velvoita kuntaa, kuntayhtymää tai maakuntaa ensinnäkään ulkoistamaan henkilökohtaista apua, kuten ei muitakaan sosiaalipalveluja, eli sitä ei tarvitse toteuttaa julkisena hankintana. Silloin, kun henkilökohtainen avun ostopalvelun arvo ylittää kynnysarvon 400 000 euroa, se tulee lähtökohtaisesti kilpailuttaa (poikkeuksena suorahankinta). Palvelut, jotka ovat käyttäjäryhmälleen elintärkeitä, on kilpailutettava harkiten.
Hankintalain 110 §:n mukaan sosiaali- ja terveyspalveluhankinnoissa voidaan tehdä suorahankintoja yksittäisissä tapauksissa, jos tarjouskilpailun järjestäminen tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi.
Palveluseteli on monessa tapauksessa kilpailutusta käyttökelpoisempi. Palveluseteli tukee käytännössä asiakkaiden valinnanvapautta paremmin kuin ostopalvelu. Palvelusetelin käyttö vähentää tarvetta ostopalveluiden kilpailuttamiselle esimerkiksi, jotta kilpailutukseen pakottavat raja-arvot eivät ylity. Lisäksi palvelusetelin käyttäminen edistää alueen pk-yritysten toimintaa.
Jos kuitenkin kaikesta huolimatta päädytään kilpailutukseen, asiakkaat, vammaisneuvostot ja vammaisjärjestöt tulee osallistaa kilpailutuksen valmisteluun. Eu:n hankintadirektiivin ja julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalain) 108 §:ssä edellytetään, että sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnassa palvelun käyttäjien yksilöllisten ja pitkäaikaisten sekä toistuvien hoito- tai sosiaalipalvelujen turvaamiseksi hankintayksikön on otettava huomioon käyttäjien erityistarpeet ja kuuleminen.
Hankintalain tarkoittamia erityistarpeita, jotka tulisi hankinnassa ottaa huomioon, on mm. palvelujen laatuun, jatkuvuuteen, esteettömyyteen, saatavuuteen ja kattavuuteen, eri käyttäjäryhmien erityistarpeisiin, käyttäjien osallistumiseen ja vaikutusmahdollisuuksien lisäämiseen liittyvät tekijät. Pitkäkestoisia hoito- ja asiakassuhteita koskevan sosiaali- ja terveyspalvelun hankinnassa hankintayksikön on määritettävä sopimusten kesto ja muut ehdot siten, että sopimuksista ei muodostu kohtuuttomia tai epätarkoituksenmukaisia seurauksia palvelun käyttäjille. Kilpailutuksen kaikissa vaiheissa on otettava huomioon vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain tarkoitus ja periaatteet.
Vammaisten henkilöiden mahdollisuutta vaikuttaa itseään koskeviin asioihin edellyttää myös YK:n vammaissopimus. Asiakkaiden osallistamista ja etujen varmistamista edellyttävät myös vammaispalvelulaki, sosiaalihuoltolaki ja sosiaalihuollon asiakaslaki. Sosiaalihuollon lainsäädännön velvoitteet tulee ottaa huomioon vammaispalveluita järjestettäessä ja hankittaessa. Käyttäjäryhmien kuuleminen auttaa myös hankintayksikköä ymmärtämään hankinnassa erityisesti huomioitavia seikkoja, joista hankintayksiköllä ei todennäköisesti ole tietoa tai erityisosaamista. Näiden seikkojen huomioiminen etukäteen vähentää myöhempää kustannustarvetta esimerkiksi tilanteessa, jossa epäonnistuneen kilpailutuksen seurauksia pitää paikata lisäpalveluin.
Usein ajatellaan, että kilpailutuksessa valitaan vain yksi voittaja. Mahdollista on myös käyttää puitejärjestelyä, jossa kunta valitsee listalleen muutaman palveluntuottajan. Tällöin kilpailutuksen voittaneen ensisijaisen palveluntuottajan voi tapauskohtaisesti ohittaa olemassa olevan asiakassuhteen tai asiakkaiden tarpeiden perusteella. Puitejärjestelyllä voidaan lieventää kilpailutuksen asiakkaisiin kohdistuvia negatiivisia vaikutuksia erityisesti niiden asiakkaiden kohdalla, joille kilpailutus muutoin aiheuttaisi kohtuuttomia seurauksia palveluiden käytännön toteutukselle. Puitejärjestely, jota myös tosiasiallisesti toteutetaan kilpailutuksen jälkeen, on erityisen käyttökelpoinen nimenomaan henkilökohtaisessa avussa.
Kilpailutus ei saa tarkoittaa sitä, että palveluntuottaja vaihtuu asiakkaalle automaattisesti kilpailutuksen johdosta. Kilpailutuksen jälkeen on jokaisen asiakkaan kohdalla yksilöllisesti arvioitava ja päätettävä onko uusi palveluntuottaja asiakkaalle soveltuva. Vaikka päädytään siihen, että uusi palveluntuottaja on sopiva, kilpailutus ei saa kuitenkaan astua voimaan asiakkaalle kohtuuttoman nopeasti. Asioista tiedottamisen on oltava asianmukaista ja selkeää. Prosessin tulee olla siltäkin osin osallistava ja dialoginen.
Hankintailmoituksen eli tarjouspyynnön sisällöllä ja selkeydellä sekä aikanaan tehtävällä hankintasopimuksella on suuri merkitys sille, millaista palvelua asiakkaat saavat ja mitä kunta voi palveluntuottajalta edellyttää. Huonosti valmisteltu kilpailutus johtaa sekä asiakkaiden että kunnan kannalta epätoivottuun lopputulokseen. Laatuseikkojen tärkeys ja se, miten laadukkaat palvelut varmistetaan, on keskeistä onnistuneelle kilpailutukselle.