Lähtökohtaisesti henkilökohtaisen avun hakeminen on helppoa, kunhan sen tekee huolella ja perehtyy omiin avun tarpeisiinsa. Hakemusta varten saat ohjeita myös kuntasi sosiaalityöntekijältä tai sosiaaliasiamieheltä. Henkilökohtaisen avun päätökset tehdään kunnan sosiaalitoimessa. Isommissa kunnissa sosiaalitoimessa on erikseen vammaispalveluita koskeva yksikkö. Prosessi lähtee alkuun jo yhteydenotosta vammaispalveluihin ja siitä, että kertoo omasta tilanteestaan ja avun tarpeestaan. Palvelutarpeen arvionti ja palvelusuunnitelma kuuluu olennaisena osana henkilökohtaisen avun tarpeen määrittelyä. Palvelusuunnitelman tekemistä voi myös asiakas itse ehdottaa. Mikäli palvelusuunnitelma on jo tehty, asiakas voi ehdottaa sen päivittämistä. Tarvittaessa on myös tarkennettava palvelutarpeista tehtyä arviointia.
Henkilökohtaista apua hakee yleensä vaikeavammainen henkilö itse ollessaan täysi-ikäinen. Hakemuksen täytössä voi toki avustaa joku muu, kuten omainen tai läheinen. Vammaisen lapsen ollessa kyseessä, huoltaja hakee henkilökohtaista apua lapselleen.
Hakeminen tapahtuu parhaiten kirjallisella hakemuksella, joka voi olla joko vapaamuotoinen tai vaihtoehtoisesti voi käyttää kunnan valmista kaavaketta. Asian saa kuitenkin vireille myös suullisesti, jos henkilöllä on kohtuuttomia vaikeuksia ilmaista hakemusta kirjallisesti ja kirjata hakemuksessa pyydettyjä selvityksiä. Tällöin sosiaalityöntekijä kirjaa ne puolesta, mutta henkilön on kuitenkin itse saneltava vaadittavat tiedot ja varmistuttava siitä, että olennaiset asiat ovat kirjattuina hakemuksessa.
Hakemuksessa tulee mainita ainakin:
o Hakija yhteystietoineen ja henkilötunnus
o Haettava henkilökohtaisen avun palvelu ja tuntimäärä
o Millä perusteilla palvelua haetaan (tarve henkilökohtaiselle avulle)
▪ vamma tai sairaus
▪ elämäntilanteesi
▪ avuntarpeesi
o Päiväys ja allekirjoitus (voi olla myös hakijan valtuuttaman henkilön)
o Hakemusta tukevat lausunnot, esim.
▪ lääkärin
▪ kuntoutusohjaajan, toimintaterapeutin tai fysioterapeutin
▪ mahdollisen työnantajan/opiskelupaikan lausunto avun tarpeesta työ- tai opiskelupaikalla
▪ harrastus- tai muun vapaa-ajan toiminnan vetäjien tms.
Kannattaa huomioida, että hakemusta tukevat ja puoltavat lausunnot eivät ole sosiaalityöntekijää velvoittavia (esim. lääkärinlausunto), mutta niistä voi olla apua palvelutarpeen arvioinnin kannalta.
Ennen hakemuksen jättämistä voi olla tarpeellista ja hyväksi keskustella sosiaalityöntekijän kanssa hakemukseen liittyvistä asioista. Tällöin voi tulla esille joitain seikkoja, jotka hakemuksessa kannattaa vielä huomioida tai täsmentää. Lopullisessa hakemuksessa tulee olla esillä kaikki riittävä informaatio henkilökohtaisen avun hakemisen kannalta. Sillä, että sosiaalityöntekijällä on käytössään riittävät tiedot, on merkitystä tulevan päätöksen kannalta. Tästä johtuen kaikki mahdollisesti asiaan vaikuttava kannattaa mainita hakemuksessa ja liitteissä. Kuitenkin hakemuksen käsittelyaikana asiakkaalla on oikeus täydentää hakemusta. Kannattaa säilyttää kopiot hakemuksesta ja sen liitteistä.